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採用支援、採用ブランディングを行う株式会社NOVEL様の業務システムkintone化をご支援しました。これまでタスク管理などをいくつかのアプリを横断して使っていたことによる問題を解決したいと始まったDX伴走支援プロジェクトです。
クライアント概要
株式会社NOVEL
https://novel-group.co.jp/
大阪市中央区南船場3-1-9 1F
主な事業：採用支援、採用ブランディング
抱えていた業務課題
我が社のセールスチームでは、抱える課題が数多くありました。自社ツール、Trello、Googleスプレットシート、airtableなどどんどんアプリを導入した結果、情報分散や更新の追跡ができないなど無駄な作業が多く発生するようになりました。
例えば、顧客情報リストが欲しい時、正確な情報、最新の情報がどれなのかを特定するのが毎回精査が必要でした。情報が様々な場所に散在しており、それらのどれが最新かを把握するのも一苦労でした。
これらのシステムを使うこなすために、新しいスタッフはそれなりの知識と労力を必要としましたし、重複作業も多く、更新の見落としも多発していました。
「これはもう更新されたの？」
「期日を過ぎても放置されてるよね？」
こういった声がよく上がるようになり、コア業務である営業活動にリソースを割くべきはずなのに事務作業に多くの時間を消費している状況が続いていました。
DXBootに決めた理由
サイボウズ社kintoneを導入を決めた後、パートナーを探しました。調べてみると大きく２つの種類があることを知りました。1つは「オーダーメイド」のシステムを作ってくれる会社。もう1つは我々と一緒に作業を進める「伴走型」の会社です。
社内でしっかり管理していきたいと伴走型の会社を探しました。サイボウズ社のサービスを活用したり、kintoneセミナーに参加したりしながら合計6社からの提案を受けました。しかし、伴走支援を謳っているものの中には、私達のイメージと異なるものも多く、費用感が合わないなど伴走型支援の難しさを改めて実感しました。
そんな中で9割方この会社にお願いしようという会社に出会えました。相談する中で理解力が素晴しく、様々な提案をしてくれました。おかげさまで業務改善が進むイメージが具体的にできました。彼らの安定した実績と豊富な知識、そして予算面などどれも魅力的でした。
もう発注しようとしていた矢先、最後に社内メンバーの紹介でDXBootとの商談の機会がありました。当初、予算面で高くなると予想していましたが、提案を受けてみると私達の身の丈に合ったリスクが低い素晴らしい提案をしてくれました。
中でも「最初は私達とトライしてみて、それが合わなければ他社へ乗り換えてもいい」との提案が非常に魅力的でした。
また、伴走支援をオフラインの対面で行うことを重視していることも大きなポイントでした。DXBootメンバーのIT教育に対する強い想いや、雑談できる情報共有の大事さ、スタッフの知識や経験を高めることへの意識が印象的でこれまで出会ってきたシステムを作る会社とは大きく違うと感じることができました。
設計ワークショップで新たな視点を発見
ワークショップを通じて、セールスチームの仕事の全体像が明確になり整理されたことは驚きでした。同席したメンバーとの間に認識の違いがあった部分も明らかになりました。
付箋をどんどん貼って整理していく中で今のシステムの問題点が見えてきました。全ての課題を把握したことで、kintoneを設計するイメージがより明確になりました。
これが実現すればミスや重複が減少し、時間の使い方が変わる。そうワークショップを通じて具体的にイメージできました。いきなり開発に入らずワークショップをして頂いて本当によかったです。
一番最初のワークショップで私たちとDXBoot開発チームの視点や認識を一致させることができたことも大きな成果でした。今思えばワークショップで業務理解が互いに進み、共通認識を持てたことでその後もスムーズにコミュニケーションできるようになりました。
システムを共に育てる新たな感覚に
担当の八尾さんと進めていく中でkintoneを一緒に成長させていく感覚がありました。私たちが提案したことに対して、アイデアを沢山出してくれたり、一方通行ではなく、お互いに意見を出し合い、一緒に作り上げていく感覚が良かったです。
私たちの知識が増えていき、徐々に自分たちの問題を自身で解決できることが増えていきました。プラグインを探したり、計算式を考えたり、データの連携方法を考えたり、どんどん進めていくことが楽しくなりました。
1回の打ち合わせはいつも対面で4時間ほどですが、あっという間に時間が経ちます。脳をフル回転させるのでヘトヘトになりますが、前回の打ち合わせからは想像できないほど何段階も進むのでやり切った感覚がいつも心地良かったです。
一人で独学でやっていたらそのスピード感は出せなかったでしょう。早い段階でパートナーに依頼したことは正解でした。
ただ作ってもらうだけではなく、一緒に作り上げる過程を経験できたことで、どうしてこういう作りになっているのかという意図が理解でき、それがシステムを使いながら今後より良いツールにしていくためにとても価値があることだと学びました。
プロジェクト全体を通しての振り返り
最初は私自身、どのように構築していけばいいかイメージが明確でなかったので、2ヶ月で運用できる状態になるのか本当に不安でした。
その中で、メンバーがkintone導入を心待ちにしてくれていることは励みになりましたし、アイデアや意見を積極的に出してくれてありがたかったです。
最終的にDXBootさんにお願いした判断は間違っていなかったと感じています。kintone開発だけでなく、自分たちが顧客側になったことでただサービスを提供するのではなく、しっかりとした顧客理解がいかに重要かを改めて実感しました。
今となっては、私自身kintone担当になって本当に良かったと感じています。これがきっかけで会社全体の状況を把握できるようになりました。今回はセールス部門の改善だったのですがセールス以外の部署の働き方にもアンテナが立ち、気にするようになりました。
このプロジェクトを通じて「こうなったらいいな」「こうしたいな」と自分たちで考えて実行できるようになれたので、ブラッシュアップさせたいと思っています。
DXBootとしての振り返り
プロジェクトのスタート当初から、担当の脇田様の「自分たちで使いこなすためにkintoneをしっかり理解するんだ」という想いがとても伝わってきていました！
この熱量があれば、このプロジェクトは順調に進んでNOVEL様の社内全体にkintoneで作成したツールがしっかりと浸透すると確信していました。
最初のワークショップこそ弊社で実施しましたが、そこから最初は3日連続で訪問させていただき雛形となるアプリの設計と構築し、お互い実際の運用イメージを認識するといったことをしたおかげで、そこからの作業の方向性のズレなどが起こりにくくなり、とてもスムーズに作業が進みました。
その後は週1回訪問させていただき、実際の業務フローと照らし合わせ、想定されることの相談やブレスト、実際にテストでセールス担当の方に触ってもらっての所感などを共有していただいて、よりブラッシュアップさせる事に注力してきました。
この週1回の訪問が単なる進捗報告ではなく、脇田様もおっしゃられていた『打ち合わせの4時間があっという間に経つ』という実のあるMTGになったのは、間違いなく脇田様のkintone導入に対する熱量と向上心があってこそだと思っています。
そうした想いを感じられたからこそ、僕自身もその想いに応えれるように、またNOVEL様にとってkintoneを導入してよかった、DXBootに依頼してよかったと思ってもらえるように、この3ヶ月間走ってきました。
DX化＝ツールやソフト、アプリを導入してハイ終わりではありません。導入してからが本当のスタートです。今回、伴走支援プロジェクトとして作成したkintoneのツールをより良いものにどんどん進化させていくためにも、末永くお手伝いをさせていただきたいと思っております。
（担当：八尾）